HotelPro para Windows  

 

Sistema de Control de Reservaciones para Hoteles

HotelPro3 es una aplicación desarrollada para Microsoft Windows® para administrar su hotel, que permite llevar el registro de las reservaciones y procesos efectuados en el mismo. HotelPro3 permite llevar el control de los huéspedes, el ciclo completo de las reservaciones (reservación, registro del huésped, estados de cuenta, salida, facturación y pago), así como toda la gestión de las habitaciones (creación de las habitaciones, categorías y características).

Si desea bajar una presentación del sistema en formato MS PowerPoint con ejemplos de pantallas y funcionalidades, por favor haga clic en esta liga.

Características

  • Control total de habitaciones.  El usuario puede definir cada una de las habitaciones del hotel y alimentar su detalle, como máximo número de huéspedes, si es posible fumar o no, así como las categorías a la que cada una pertenece (Doble, Sencilla, Júnior, etc).  Asimismo, es posible definir características específicas de cada habitación (Jacuzzi, Serví bar, etc) a fin de facilitar la búsqueda posterior a la hora de la reservación; por ejemplo, en caso de que un huésped solicite una habitación con chimenea o con vista al mar, o en determinado rango de precio, el sistema permite localizarla de una manera rápida y eficaz a fin de crear la reservación.
  • Gestión de reservaciones.  El sistema está diseñado de tal forma que es muy sencillo generar reservaciones mientras la persona en la recepción habla con el huésped.  Permite ingresar la información del huésped como teléfonos, dirección, datos de facturación, información sobre tarjetas de crédito, etcétera.  Toda esta información es almacenada en la base de datos del sistema para futuras referencias aún cuando el huésped ya haya salido del hotel.  Se genera una confirmación de reservación la cual puede ser impresa y enviada al huésped para su registro en el momento de presentarse en el hotel, la cual es controlada por un número de reservación consecutivo.
  • Control de tarifas.  El sistema permite definir tarifas a nivel habitación o a nivel categoría, para fines de semana y para días entre semana.  Además es posible definir un calendario de tarifas especiales para periodos vacacionales o de alta ocupación, como Semana Santa o fin de año.  Por último, es posible aplicar tarifas para una fecha en especial a una reservación específica.  Todo esto bajo un ambiente multimoneda, permitiendo cubrir prácticamente todas las exigencias y diferentes escenarios posibles.
  • Multimoneda.  HotelPro 2002 permite el manejo de diferentes divisas para todas las operaciones de índole monetario.  Todas las divisas son definibles por el usuario y no existe límite en cuanto al número de divisas configurables.
  • Calendario de reservaciones.  El sistema muestra una vista semanal a todo color de todas las habitaciones del hotel, mostrando las fechas ocupadas, las reservaciones, las fechas libres, las habitaciones no disponibles, de tal forma que visualmente es muy sencillo para la persona en la recepción el determinar de una sola mirada las habitaciones libres y ver ahí mismo la tarifa real que se aplicará, facilitando el proceso de reservaciones.  Este calendario es totalmente configurable, de tal forma que es posible determinar qué rango de fechas visualizar.
  • Control de cargos por noche automático.  El sistema lleva un control automático de los cargos por cada noche en base a las tarifas acordadas con el huésped, los cuales son controlados por medio del estado de cuenta (ver siguiente punto).
  • Estado de cuenta.  El sistema permite llevar un estado de cuenta para cada registro, permitiendo gestionar los movimientos que el huésped genere durante su estancia.  Es totalmente configurable, de tal suerte que es posible llevar un control por cada cargo hasta el nivel deseado, por ejemplo, cargos por lavandería, por teléfono, serví bar, etc.  El sistema muestra el estado de cuenta en un reporte claro y conciso, el cual es generado en cualquier momento.  Por medio del estado de cuenta es posible controlar todos los gastos y pagos de cada huésped.
  • Importación de llamadas telefónicas.  Por medio del proceso genérico de importación de llamadas telefónicas —el cual se ajusta a sus requerimientos específicos— es posible importar las llamadas del huésped registradas en su conmutador telefónico (PBX) para cargarse automáticamente al estado de cuenta del huésped.
  • Salida del huésped. A la hora del check-out, el usuario del sistema puede ver todos los cargos del huésped y aplicar los pagos.  A guisa de control administrativo, no es posible efectuar una salida hasta que la cuenta haya sido saldada.
  • Facturación.  Generación automática de facturas en base a la información de la estadía del huésped, así como capacidad para generar facturas manuales.  El formato de las facturas puede ser adecuado para las necesidades específicas de cada hotel directamente por el usuario en base a una codificación de formatos de impresión muy sencilla e intuitiva.
  • Reportes.  El sistema genera una serie de reportes en base a la información sobre huéspedes, habitaciones y reservaciones. La información generada se puede categorizar en cuatro diferentes áreas:
  • Catálogos.  Vaciado de todas las tablas maestras del sistema: habitaciones, huéspedes, categorías, características, etcétera.
  • Procesos.  Datos de los diferentes procesos, como reporte de confirmación de reservación, reportes de estados de cuenta, reportes de ocupación actual, etcétera.
  • Estadísticos. Información estadística en base a la información existente, como huéspedes más recurrentes, fechas de mayor ocupación, habitaciones con más ocupación, tarifas más utilizadas, etcétera.
  • Específicos para cada hotel. Como parte de nuestro servicio de consultoría en Tecnologías de Información, y por un costo extra mínimo, podemos crear y añadir al sistema reportes específicos para las necesidades de cada hotel. 
  • Multiusuario. Es posible designar accesos por medio de claves y contraseñas, así como definir qué usuario tiene acceso a que parte del sistema, a fin de evitar cambios no autorizados por la gerencia. Esta parte puede ser deshabilitada si la gerencia del hotel así lo desea.
  • Manual en línea.  Todo el detalle del funcionamiento de la aplicación se encuentra en línea en un formato claro y conciso, proporcionando ayuda instantánea al usuario en el momento en que la necesita.
  • Flexibilidad en la configuración. Es posible configurar el sistema para cumplir con las más altas exigencias de prácticamente todos los escenarios posibles.

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Precios y términos comerciales

El costo de la aplicación es de USD $1,650 (un mil seiscientos cincuenta dólares americanos 00/100) más IVA. Este costo incluye:

  • Aplicación (programa ejecutable, base de datos y librerías de run-time).
  • CD-ROM de instalación.
  • Clave de activación y registro de la aplicación.
  • Llave Sentinel USB
  • Licencia de uso para una localidad .
  • Manual de usuario en formato electrónico.
  • Instalación del sistema en un máximo de tres computadoras del cliente.
  • Garantía de 30 días naturales contra defectos de programación de la aplicación y 30 días naturales de soporte técnico gratis por vía telefónica, por correo electrónico o por Messenger a partir de la fecha de recepción del cliente.
  • 1 sesión de capacitación de uso y mantenimiento, en caso de ser licencia nueva.

Por favor contáctenos para hacerle una demostración del sistema y/o una cotización sin compromiso. Estos precios no incluyen el 15% de IVA, que será adicionado al generar la factura correspondiente.

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Requerimientos mínimos

  • Sistema operativo: Windows 98 o superior con Internet Explorer 6.0 o superior. Se recomienda Windows XP
  • Espacio en disco:  10 Mb en el disco del sistema más 50 Mb mínimo para la base de datos (que puede estar en otro dispositivo)
  • Sentinel: Requiere un puerto USB disponible
  • Resolución mínima de monitor: 800x640 con profundidad de 256 colores.
  • Soporte a redes:  Cualquier red soportada por el sistema Windows 98 que permita compartir carpetas.
  • Base de datos:  El diseño original está en MS Access 2002, pero puede ser migrado a cualquier gestor de bases de datos que soporte ODBC (SQLServer, Oracle, Informix, Paradox, DB2, etc).
  • Reportes:  Ciertos reportes están diseñados con Seagate Crystal Reports 8.0; para poder ser modificados directamente por el usuario, éste deberá contar con dicha aplicación (la cual es adquirida aparte).

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Ejemplos

A continuación se muestran algunos ejemplos de pantallas de la aplicación ya funcionando, los cuales permiten apreciar su facilidad de uso.  Para visualizar la imagen de la pantalla en tamaño real, haga clic sobre la imagen reducida (thumbnail).

Pantalla principal de la aplicación (Calendario de reservaciones).

Nótese el uso de diferentes colores (configurables por el usuario) para destacar reservaciones, registros y días entre y en fin de semana. Asimismo, nótese el despliegue de las tarifas para cada una de las habitaciones. El calendario permite visualizar cualquier semana en cualquier fecha y efectuar prácticamente todas las operaciones relacionadas con la reservación de una forma visual e intuitiva.

A cada reservación le es asignada un número de folio consecutivo mantenido por el sistema; la información de los huéspedes es guardada aún cuando el huésped cierra su cuenta para generar información histórica.

Pantalla de reservaciones.

Esta pantalla permite ingresar los datos de la reservación y efectuar modificaciones a esta. Toda la información de los huéspedes es mantenida en el sistema, así como los datos de la estadía, de la forma de pago. Todos la información relacionada con la reservación, así como todos los procesos que la afectan directamente, son manejados desde esta pantalla, permitiendo un control total y sencillo de la reservación.

Desde esta ventana es posible acceder al estado de cuenta del huésped, efectuar la salida y modificar los datos de la reservación.

Estado de cuenta

Esta pantalla muestra el registro de estado de cuenta del huésped. Este registro permite llevar todos los cargos en los que incurra el huésped durante su estadía, como por ejemplo cargos por lavandería, llamadas telefónicas, etcétera. Es posible crear tantos conceptos de cargos como cada hotel lo requiera de acuerdo a su administración interna. Asimismo, el sistema automáticamente lleva el registro de los cargos por noche, en base a las tarifas asignadas a esta reservación específica. Nótese que es posible llevar cargos en diferentes divisas.

Salida del huésped

La pantalla de salida del huésped permite revisar el saldo y aplicar los pagos correspondientes antes de cerrar la reservación. Es posible acceder el estado de cuenta para revisar los cargos y efectuar modificaciones en línea antes de efectuar el cargo al cliente.

Reportes y consultas

Todos los reportes del sistema son generados por medio del reporteador estándar de la industria, Crystal Reports.  Estos pueden ser visualizados en pantalla, exportados a otros formatos, mandados a un fax o impresora, mandados como anexos en un correo electrónico y muchas funcionalidades más..

Tarifas

El sistema permite definir diferentes escenarios de tarifas para cada habitación: aparte de la tarifa base por cuarto, se pueden definir tarifas de fin de semana, tarifas por categorías de cuartos, y tarifas especiales para fechas de alta ocupación.

Todas las tarifas se pueden manejar en la divisa base o en divisas alternativas (multimoneda)
Facturación

El sistema permite generar facturas en el formato del hotel, en base a la información del cliente (la cual es almacenada para uso futuro en caso de que el cliente regrese).  Estas facturas se adecuan a cualquier formato preimpreso.

El sistema permite generar reportes de control de facturación.
Gráficas

Es posible generar gráficas que muestran de manera visual la ocupación mensual o semanal en un periodo de tiempo específico.

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Demostración

Por favor contáctenos y con gusto le enviaremos una versión totalmente funcional por tiempo limitado, sin costo alguno y sin compromiso.  

Asimismo, podemos hacer una demostración in situ del paquete bajo los mismos términos, para locaciones dentro de un radio de 100 km. de nuestra zona (San Miguel de Allende, Guanajuato).  Para otras zonas, únicamente cobraríamos por los gastos de transportación.

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